Personregister till kyrkböcker

av P O Bergman och Lars Blomberg

Genealogisk Ungdoms Tidskrifts första nummer i år innehåller några artiklar av översiktskaraktär gällande svensk släktforskning inför det nya decenniet med analys av det gångna och funderingar och önskningar inför det nya. Det är utomordentligt glädjande att en diskussion tas upp kring utvecklingen inom släktforskningen. Det är helt nödvändigt att så sker med det starkt ökande släktforskningsintresset och den samtidigt pågående snabba tekniska utvecklingen, som medför helt nya möjligheter till hjälpmedel i forskningen.

En av de viktigaste frågorna inför framtiden gäller möjligheterna att ordna personregister till arkivhandlingarna. Kraftfulla insatser för att ta fram personregister har gjorts av flera landsarkiv. Trots detta saknas sådana register idag i alltför stor utsträckning. Detta problem tas upp i flera artiklar, dels sett från arkivmannens synvinkel - Per Clemensson - och dels från släktforskarens - Peter Olausson. Behovet av personregister understryks av båda. Till vilka handlingar personregister skall tas fram och hur de skall tas fram råder olika uppfattningar om. Skall arkiven stå för allt framtagning eller skall släktforskarna själva ta fram personregister? Skall vi hoppas på hjälp från mormonerna i Salt Lake City eller gå och hoppas att universiteten gör något? Möjligheterna att göra registren tillgängliga även för forskarna ute i landet berörs också. Det räcker inte att personregistren endast finns i landsarkiven.

Framtagning av personregister med dagens metoder är så tids- och kostnadskrävande att man förstår landsarkivens tvekan inför nya register. Det torde vara fullt klart att det inte går att genomföra registerarbeten i fortsättning på hävdvunnet sätt, varken för landsarkiven eller för oss släktforskare. Det är alldeles för kostsamt och ger ej heller de register vi vill ha. Nya metoder måste till.

Här i Linköping startades hösten 1979 en arbetsgrupp, kallad DIS - Datorhjälp i Släktforskningen. Vi gjorde en inventering av inom vilka områden vi släktforskare skulle kunna ha nytta av datorhjälp för vår forskning. Vi kom fram till flera områden, av vilka ett var framtagning av personregister till arkivhandlingar. Vi prioriterade därvid kyrkböckerna, såsom varande den ojämförligen viktigaste källan vid all släktforskning. Vi har sedan arbetat vidare och diskuterat vilka krav som bör ställas på personregister avsedda för oss släktforskare, metod för framtagning av register samt registerutskrifternas utformning och presentation. Vi har även haft funderingar på registerarbetets organisation.

Vi hade inte ämnat publicera något förrän vi hade hunnit något längre, men i och med att vårt arbete har direkt anknytning till vad som tagits upp i Genealogisk Ungdoms Tidskrifts senaste nummer (1980:1), tror vi det kan vara av intresse att berätta något. Kanske kan det ge upphov till nya synpunkter och i övrigt stimulera till ett fortsatt tankeutbyte, som så småningom kan ge oss släktforskare fler och bättre personregister.

KRAV PÅ REGISTREN

Att formulera de krav som skall ställas på framtagna register är alltid viktigt och speciellt när det gäller register som eventuellt kan komma att framtas av olika människor på olika håll. Den ansats vi gjort är följande:

1. Personregistren skall vara till för att underlätta släktforskarnas sökningar i kyrkboksmaterialet.

2. Personregistren bör göras så utförliga att intet för forskningen väsentligt faller bort. Mot detta måste dock ställas kravet på ekonomi, som gäller både tid och pengar.

3. Möjligheterna till flera, olika registerutformningar, som kan ge nya uppslag i forskningen, bör tillvaratas.

4. Även om uppgifterna till registren blir mycket noggrant kontrollästa, måste vid användningen av uppgifter ur registren alltid rekommenderas kontroll mot i första hand mikrofilmskopia av originalhandlingen. Det kan i ursprungsmaterialet finnas nyanser eller uppgifter, som ej har gått att få med, men som kan ha betydelse för den aktuella forskningen. Jämför hur man normalt utnyttjar källor av sekundär karaktär.

5. Särskild uppmärksamhet bör ägnas stavningen i äldre arkivmaterial. Så långt möjligt bör originalets stavning bibehållas. Detta måste dock vägas mot tidsåtgången för registreringsarbetet.

6. Släktforskning skall inte bedrivas i samband med registreringen. Uppgifterna skall tas som de står. Det är sedan släktforskarens sak att värdera och dra slutsatser.

7. Uppgifterna bör registreras så att gemensamma register för olika kyrkböcker i samma församling kan tas fram eller gemensamma register för flera församlingar.

8. Registreringen bör om möjligt också ske, så att de registrerade uppgifterna kan utnyttjas när ny teknik blir tillgänglig.

REGISTRERINGSMETOD

Vi har haft dessa krav framför oss vid den försöksregistrering vi gjort. För denna har vi valt en 20-årsperiod i Dals Eds födelselängd, 1706-1725. Vi har haft flera motiv vid vårt val. Dels har vi velat välja en längd, för vilken behovet av register är stort, dels en längd där man möter svårigheter av olika slag och dels en längd för vilken registertillstånd av datainspektionen ej erfordras. Behovet av register är särskilt starkt för FVD-böckerna (Födde, Vigde, Döde) för tiden före husförhörslängderna. För aktuell församling finns för samma tid tidigare manuellt framtagna register till vigde och döde medan register till födelselängden visat sig alltför jobbig att ta fram med hänsyn till mängden uppgifter. Faddrar tas med, vilket i tidigare register normalt aldrig varit fallet. Detta ökar antalet uppgifter väsentligt. I samma längd möter också lantförsamlingens svårigheter med samma namn på olika personer, vilket tas upp av Per Clemensson i SoH 1977 och som ställer krav på gårdsangivelse för varje person. I vald längd möter också svårigheterna med den gamla skrivstilen och alla stavningsvarianter som finns i äldre längder. Totalt omfattar registreringen något mer än 3800 namn, vilket gör att den är av samma omfattning, som en del av de register som omnämns av Per Clemensson. Genom att välja en tidpunkt för längden så långt bakåt i tiden behöver vi ej begära registertillstånd, då datalagen ej gäller avlidna personer.

Den metod vi använt vid registreringen omfattar följande moment:

1. Läsning av födelselängden på mikrofilm. Direkt registrering via tangentbord i minne på lokal registreringsenhet (skulle kunna vara en hemdator).

2. Överföring av uppgifterna från registreringsenheten per telefon till stordator (DEC 10 på LIDAC, Linköpings Datacentral).

3. Kontroll av inmatade data.

4. Framtagning av önskade register i datorn.

5. Utläsning av register på magnetband samt kontrollutskrift på papper.

6. Överföring av magnetbandsuppgifterna till mikrofiche.

Detta kan synas komplicerat men är inte så farligt som det ser ut. Det ger framför allt en betydligt lägre kostnad än hittillsvarande metoder och dessutom väsentligt ökade möjligheter att välja registerutformning. Tidigare otänkbara register blir fullt möjliga.

NÅGRA KOMMENTARER

Läsning av längden bör göras av någon som är väl förtrogen med församlingen. Uppgiften lämpar sig därför bra för en lokal släktforskargrupp, en släkt- eller hembygdsförening eller motsv. Det är det mest tidskrävande momentet och måste därför spridas på många händer. Eventuellt kan nedskrift först ske på papper och sedan på tangentbordet till registreringsenheten. Som sådan bör Luxors hemdator ABC-80 duga. Den har dessutom fördelen att den köps av skolorna och därmed kommer att finnas tillgänglig på ett stort antal platser i landet.

Registreringshastigheten beror i hög grad på längdens kvalitet - läsbarhet. I försöksregistreringen har kunnat hållas en hastighet på ca 200 personer/timme. Tar man med efterföljande kontrolläsning sjunker dock hastigheten till kanske totalt 75 personer/timme.

Överföring av uppgifter per telefon till stordator har varit lämplig här i Linköping. Vid lokal registrering på annan ort får man tänka sig att skicka flexskiva eller kasettband per post.

Det tredje momentet, kontroll av inmatade data, bör av kostnadsskäl så långt möjligt förläggas till den lokala registreringsenheten. Med ABC-80 är det fullt möjligt att ha kontroller vid själva registreringen.

Av övriga moment finns endast anledning kommentera överföringen till mikrofiche. Avgörande skäl för valet av mikrofiche i stället för papper är ekonomiska och praktiska. Mikrofiche blir avsevärt billigare än offsettryck vid de måttliga upplagor det troligen blir fråga om. Fichen kräver mindre utrymme och är lätta att skicka på posten. Det är också lätt att "bläddra" i en mikrofiche. Deras stora nackdel är givetvis att en särskild apparat erfordras för läsning. Men som framgår av Clemenssons första artikel i Genealogisk Ungdoms Tidskrifts förut nämnda nummer, kan mikroficheapparaten redan av andra skäl komma att ingå i släktforskarens framtida miljö. Clemensson räknar i artikeln upp ersättning för samtliga kyrkoskrivningshandlingar med mikrofiche, som en av flera åtgärder inom arkivväsendet som "planeras, övervägs eller redan görs för att rädda vårt kulturarv". Landsarkivet i Visby har redan överfört en del volymer till mikrofiche. I denna bild passar mikrofiche med personregister alldeles utmärkt.

VAL OCH UTFORMNING AV REGISTER

Vilka register vill vi ha och hur skall de utformas? Vad vill vi åstadkomma med registren? I det exempel vi valt, födelselängdsregistret, har vi kommit fram till att följande problemställningar kan bli aktuella vid användning av registret.

. Man vet barnets namn och söker föräldrarnas.

. Man vet ena eller båda föräldrarnas namn och söker ev barn.

. Man känner den ena förälderns namn och söker den andras.

. Man vill belägga en viss persons existens vid en viss tidpunkt genom förekomst som fadder.

. Man vill få tips om släktskap genom att se hur faddrarna förekommer.

. Man vill veta vilka som bott på en gård.

Mot denna bakgrund kommer man fram till att det behövs barnregister, fadersregister, modersregister, faddersregister, gårdsregister och ev ett totalt personregister på både för- och efternamn.

Registren kan utformas på olika sätt. Man kan ha många uppgifter i varje register, men man kan också ha ett minimum av uppgifter i varje och i stället komplettera med en återbildad längd, som man får gå tillbaka till och hämta resterande uppgifter ur. I vårt exempel har vi valt att illustrera båda dessa alternativ. Vi har framställt en mikrofiche med relativt utförliga register och en med ett minimum av uppgifter.

Förutom registren har mikrofichen kompletterats med viss statistik, bl a förnamnssstatistik, efternamnsstatistik och gårdsstatistisk, uppgifter som är ytterst lätta att få fram med den uppläggning registerarbetet här fått.

Som förut nämnts är vi ännu inte färdiga med vårt arbete. Vi har med exempel visat något av det som är möjligt att åstadkomma när det gäller register. Men vad är det vi verkligen behöver och vill ha? Vi har sett på krav på och utformning av register från våra utgångspunkter och med vårt exempel som grund. Men andra kanske från sina utgångspunkter kommer fram till andra krav och registerutformningar. Vi tycker därför det är angeläget att hithörande frågor diskuteras.

Vilka krav skall ställas på registren?

Vilka register behöver vi?

Hur skall registren utformas?

Papper eller mikrofiche?

Stavningsnormereing?

KOSTNADER

Kostnaderna för användning av datorer har varit höga, men är i stadigt sjunkande. Det är avsevärt billigare att köra på en dator idag än för tio år sedan. Om ytterligare tio år räknar man med att kostnaderna blir väsentligt lägre än idag. Dagens kostnader för körning av inmatnings- och sorteringsprogram av den typ, som här är aktuell, har vi bedömt fullt överkomliga. Vi har ännu inte gjort någon total kostnadssammanställning för vår försöksregistrering, men några ungefärliga delkostnader från denna kan kanske vara av intresse.

Datorkostnad för inmatning per telefon till 
stordator av 3800 personnamn, inklusive viss 
bearbetning och kontrollutskrift på papper      ca 100 kr.

Bearbetning av inmatade data till de 
register som finns på de båda fichen            ca  60 kr.

Överföring av registren till band               ca  50 kr.

Självfallet tillkommer en del kostnader såsom programkostnad, lagringskostnad på datorn etc, men totala datorkostnaden i vårt försöksexempel torde inte uppgå till mer än några hundra kronor.

SLUTORD

Framtagning av personregister till kyrkböcker är med traditionella metoder alldeles för kostsam och ger ej heller de register vi vill ha. Här har redovisats en ny metod, som ger en fullt framkomlig väg för framtagning av alla önskade personregister.

Ansvaret för framtagning av de personregister vi släktforskare behöver kan inte skjutas över till landsarkiven, ej heller till mormonerna i Salt Lake City eller universiteten. Det är vi släktforskare själva, som måste ta det ansvaret. Vi känner själva bäst våra behov och kan formulera kraven på registren. På olika håll bland släktforskarna finns den lokalkännedom, som väsentligt underlättar tolkning av de gamla kyrkböckerna. Vi har vidare en metod för registerframtagning, som gör det fullt möjligt för oss själva att ta fram personregister. Självfallet måste vi söka samarbete med andra institutioner med vilka vi har gemensamma intressen, främst landsarkiven men även universitetens demografiska institutioner. Vi liksom de har begränsade resurser och arbetet är omfattande. Men det är vi släktforskare, som har de bästa förutsättningarna - om vilja att åstadkomma något finns hos många enskilda och grupper i olika delar av vårt land.

TACK

Vi vill framföra ett varmt tack till medlemmarna i arbetsgruppen för värdefulla uppslag och synpunkter, till ET - Eskekärr Tomasbolssläktens på Dal - släktförening som stött oss, till landsarkivet i Göteborg som ställt sina regler för framställning av personregister till vårt förfogande samt till fru Gunnel Kvarnström i Karlstad, som hjälpt oss med kontrolläsning av födelseuppgifterna i vårt framtagna exempel.

Denna text är publicerad i Genealogisk Ungdoms tidskrift 1980:2 s 29-33.

Text är här inlagd på P O Bergmans hemsida.

Ansvarig för innehållet på denna sida är P O Bergman, Hjortronvägen 89, 590 54 Sturefors - epostadress: po@abc.se.

Inlagd 2001-03-26,